Obsługa informatyczna firm

Outsourcing funkcji IT to świetny sposób na szybsze wykonanie pracy, podczas gdy Twój zespół może skupić się na swoich podstawowych kompetencjach. Outsourcing zadań IT pozwala na zlecenie infrastruktury i utrzymania systemów informatycznych, podczas gdy Twój zespół może skupić się na opracowaniu i realizacji projektu. Wybierając dostawcę, upewnij się, że Twoje cele są jasne i precyzyjne. Pomoże to sprzedawcy stworzyć realistyczną propozycję oraz oszacować wielkość i koszt projektu. Dobry plan może być również wykorzystany jako punkt odniesienia w przypadku, gdy projekt odbiega od tego, co przewidziałeś.

Koszt outsourcingu

Jedną z największych kwestii dla firm rozważających outsourcing jest koszt. Chociaż redukcja kosztów jest głównym celem, nie powinna być jedynym czynnikiem przy wyborze partnera outsourcingowego. Outsourcing może przynieść firmom dodatkowe korzyści, w tym elastyczność w przyjmowaniu nowych technologii i struktur organizacyjnych oraz większą zdolność do przeprowadzania fuzji i przejęć. Ponadto, może zmniejszyć liczbę błędów ludzkich i pozwolić firmom skupić się na bardziej strategicznych inicjatywach.

Firmy muszą być również świadome dodatkowej złożoności i ryzyka związanego z zarządzaniem łańcuchem dostaw. Na przykład, gdy zlecają na zewnątrz, ich łańcuch dostaw staje się znacznie dłuższy, powodując dłuższy czas realizacji zamówienia. Outsourcing zwiększa również odległość między wprowadzeniem zamówienia a jego realizacją, co prowadzi do mniej dokładnego planowania i wyższych kosztów. Ponadto zaangażowanie tak wielu „rąk” może spowodować, że niewłaściwe produkty lub usługi zostaną wysłane w niewłaściwe miejsce lub w niewłaściwym czasie. Na przykład produkt, który ma zostać wysłany do klienta w USA, może znajdować się w europejskim centrum dystrybucji lub zostać dostarczony do niewłaściwego dystrybutora.

Inną kluczową korzyścią z usług outsourcingowych jest fakt, że mają one tendencję do pobierania niższej stawki za pracę niż zatrudnianie pracowników. W przeciwieństwie do tego, zatrudnianie pracowników wymaga płacenia pensji i świadczeń, jak również płacenia za przestrzeń biurową, sprzęt i oprogramowanie. Nie wspominając, że ci pracownicy muszą być przeszkoleni. Zatrudnianie nowych pracowników może być ryzykowne i może kosztować firmę do siedmiu razy więcej niż korzystanie z usług zewnętrznych. Ponadto, będziesz musiał zapłacić za przestrzeń biurową i meble, a także opłacić ubezpieczenie zdrowotne, koszty podróży i inne świadczenia.

Outsourcing może być udaną opcją dla firmy, ale ważne jest, aby wybrać odpowiedniego dostawcę. Przed podjęciem ostatecznej decyzji, rozważ wszystkie swoje potrzeby i priorytety. Jeśli Twoja firma chce zlecić na zewnątrz tylko niektóre funkcje, może się to skończyć kompromitacją Twojej misji i wiedzy. Ponadto, kultura i wartości Twojej firmy mogą wymagać pewnego przewartościowania.

Oprócz niższych kosztów pracy, outsourcing może zwiększyć wydajność. Różnica między kosztami pracy w krajach rozwiniętych i rozwijających się może być ogromna. Oznacza to, że praca wykonywana za granicą może być wykonywana po niższych kosztach niż w Stanach Zjednoczonych. Ponadto, wielu dostawców outsourcingu opiera swoje działania w krajach rozwijających się. Na przykład na Filipinach koszty pracy są znacznie niższe niż w Stanach Zjednoczonych, co sprawia, że jest to atrakcyjna opcja dla wielu firm. Outsourcing na Filipiny może zmniejszyć koszty pracy nawet o siedemdziesiąt procent lub więcej.

Outsourcing zmniejsza również koszty zatrudnienia wykwalifikowanej siły roboczej. Outsourcingowa siła robocza nie wymaga programów szkoleniowych. Zamiast tego praca zostanie wykonana przez wykwalifikowanych specjalistów z udokumentowanym doświadczeniem w danej dziedzinie. Może to pomóc firmom w zwiększeniu wydajności i jakości.

Obawy dotyczące bezpieczeństwa

Jednym z najczęstszych problemów, z jakimi boryka się kadra kierownicza wyższego szczebla, zlecając obsługę informatyczną firmie zewnętrznej, jest bezpieczeństwo. Opracowanie procesu bezpieczeństwa jest niezbędne do zapewnienia udanego projektu outsourcingu. Istotne jest traktowanie dostawcy usług zewnętrznych jako sprzymierzeńca, który będzie pracował nad ochroną zasobów informacyjnych firmy.

Wybierając sprzedawcę, pamiętaj, aby wybrać takiego, który przestrzega ścisłej polityki bezpieczeństwa. Dobra polityka bezpieczeństwa powinna rozróżniać dane wrażliwe i niewrażliwe oraz określać jasne wytyczne i standardy. Rozwój polityki bezpieczeństwa powinien obejmować zarządzanie, pracowników i interesariuszy, aby zapewnić, że jest on realizowany prawidłowo.

Zespół bezpieczeństwa firmy musi wiedzieć, jakie są problemy z bezpieczeństwem i być skłonny do ich zbadania. Outsourcing bezpieczeństwa może prowadzić do ogromnego ryzyka, jeśli bezpieczeństwo nie jest obsługiwane prawidłowo. Niekompatybilne zadania, takie jak zarządzanie aplikacjami internetowymi i testowanie penetracyjne sieci, mogą prowadzić do problemów SOD i COI. Ponadto, organizacje często przypisują odpowiedzialność za bezpieczeństwo pracownikom operacyjnym, a nie pracownikom IT, co zmniejsza motywację do zgłaszania potencjalnych problemów z bezpieczeństwem.

Aby zapewnić bezpieczeństwo swoich danych, upewnij się, że Twój dostawca usług outsourcingowych posiada certyfikat zgodności z międzynarodowymi standardami pracy. Jest to znak, że Twój dostawca traktuje bezpieczeństwo poważnie. Należy jednak pamiętać, że niektóre szybkie certyfikaty nie są tak wiarygodne jak inne. Ponadto ważne jest, aby przeprowadzić ocenę ryzyka, aby zrozumieć wpływ naruszenia na dane firmy i jej działalność.

Bezpieczeństwo danych jest kolejnym ważnym problemem podczas outsourcingu IT dla firm. Ponieważ więcej danych jest obecnie przechowywanych w formie cyfrowej, istnieje więcej zabezpieczeń potrzebnych do ochrony wrażliwych informacji i własności intelektualnej. W przeszłości firmy zatrudniały wewnętrznych ekspertów do zarządzania bezpieczeństwem danych. Jednak obecnie outsourcing jest powszechny i firmy często zlecają tę funkcję zewnętrznym dostawcom.

Okres przejściowy

Obsługa informatyczna firm to czasochłonny proces, który musi być starannie zarządzany, aby zapewnić płynne przejście. Aby przejście było jak najbardziej płynne, konieczne jest zdefiniowanie okresu przejściowego, określenie roli obecnych sprzedawców i ustanowienie trójstronnej umowy o zarządzaniu. Pomoże to zdefiniować role i obowiązki poszczególnych stron, a także sprzęt, umowy i materiały, które muszą zostać przekazane. Ważne jest również omówienie tych kwestii z nowym sprzedawcą i upewnienie się, że jest on w stanie zapewnić odpowiednie wsparcie w okresie przejściowym.

Pierwszą przeszkodą do pokonania jest udokumentowanie istniejącego środowiska IT. Partner korzystający z outsourcingu powinien znać obecny krajobraz informatyczny firmy, a w celu zapewnienia właściwego transferu wiedzy musi istnieć odpowiednia dokumentacja. Drugą przeszkodą jest zarządzanie zmianami wewnętrznymi. W zależności od umowy outsourcingowej, niektórzy pracownicy mogą przejść do nowego partnera, a inni mogą odejść lub przyjąć inne role.

Okres przejściowy to czas, w którym firmy muszą zbudować zaufanie do swoich użytkowników końcowych, a także zapewnić im wsparcie i dźwignię. Może to być trudne, jeśli zewnętrzny sprzedawca nie chce poświęcić czasu na budowanie zdolności użytkownika końcowego. Na przykład projekt Novopay napotkał poważne problemy z jakością usług po zakończeniu okresu przejściowego2, a Ministerstwo Finansów ostatecznie zleciło działania operacyjne innemu dostawcy.

Po podpisaniu umowy i uzgodnieniu daty zakończenia działalności można rozpocząć okres przejściowy. Okres przejściowy powinien obejmować wdrożenie szczegółowego planu przejściowego. Powinien on obejmować cały proces wprowadzania nowego dostawcy na pokład, w tym transfer personelu i aktywów oraz komunikację ze wszystkimi kluczowymi interesariuszami. Plan przejścia powinien również określać bazowe poziomy usług i warunki przejścia.

Choć może to być kuszące, aby powrócić do starego dostawcy, jeśli projekt nie idzie gładko, może to spowodować znaczne problemy operacyjne. Może to również spowodować utratę dobrej woli wśród użytkowników końcowych, którzy już zmagają się z nowym dostawcą. Dodatkowo, jeśli właściwe zarządzanie zmianą nie jest na miejscu, klient może powrócić do starego dostawcy i ryzykować ponowne przejście.

Zarządzanie okresem przejściowym może stanowić wyzwanie i może pojawić się wiele przeszkód związanych z umową. Jednak przy odpowiednim planowaniu można uniknąć większości z tych przeszkód. Upewnij się, że masz umowę o poziomie usług (SLA) z dostawcą, dzięki czemu można monitorować ich wydajność i nakładać kary, jeśli nie wykonują.

Okres przejściowy może być skutecznie zarządzany poprzez wdrożenie jasnego planu komunikacji między nowym sprzedawcą a obecnym sprzedawcą. Upewnij się, że komunikujesz okres przejściowy do obecnego dostawcy i zapewnić im niezbędną pomoc. W przypadku, gdy Twój sprzedawca stanie się niedostępny, powinieneś poinformować o tym sprzedawcę, z którego korzystasz.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]